✅ Checklista RODO dla rekrutera
1. Zbieranie danych
- Czy
zbieram tylko te dane, które są niezbędne do procesu rekrutacji (imię,
nazwisko, dane kontaktowe, doświadczenie zawodowe, wykształcenie)?
- Czy
nie proszę o dane wrażliwe (PESEL, stan zdrowia, stan cywilny, poglądy,
religia, itp.), jeśli nie są konieczne?
2. Klauzula informacyjna
- Czy
w ogłoszeniu lub formularzu aplikacyjnym zamieszczam obowiązek
informacyjny zgodny z art. 13 RODO (administrator, cele, podstawy prawne,
okres przechowywania, prawa kandydata)?
- Czy
informuję kandydata o tym, czy dane będą użyte wyłącznie do bieżącej
rekrutacji, czy także do przyszłych – i na jakiej podstawie?
3. Zgody
- Czy
zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach jest dobrowolna, wyraźna i
oddzielona od innych oświadczeń?
- Czy
kandydat może łatwo wycofać zgodę w dowolnym momencie?
4. Przechowywanie danych
- Czy
mam określony czas przechowywania danych (np. do zakończenia rekrutacji +
okres próbny → max 3 miesiące)?
- Czy
dane kandydatów usuwam lub anonimizuję po upływie tego okresu?
- Czy
mam wdrożoną procedurę usuwania danych (również z systemów ATS, skrzynek
mailowych i dysków)?
5. Dostęp do danych
- Czy
dostęp do CV i danych kandydatów mają wyłącznie osoby biorące udział w
rekrutacji?
- Czy
monitoruję, kto i w jakim celu korzysta z tych danych?
6. Bezpieczeństwo
- Czy
CV i dane kandydatów są przechowywane w bezpiecznym systemie (ATS,
zaszyfrowane pliki, hasła, ograniczone uprawnienia)?
- Czy
nie wysyłam CV otwartym mailem (szyfruję dane jako załącznik do maila) lub
przez niezabezpieczone komunikatory?
7. Realizacja praw kandydata
- Czy
kandydat ma łatwy sposób, by poprosić o usunięcie, sprostowanie lub dostęp
do swoich danych?
- Czy
wiem, jak szybko i skutecznie zrealizować takie żądanie?
8. Profilowanie i automatyzacja
- Czy
informuję kandydatów, jeśli korzystam z systemów ATS, które automatycznie
oceniają lub selekcjonują aplikacje?
- Czy
zapewniam możliwość odwołania się od decyzji podjętej automatycznie?
9. Umowy z podmiotami przetwarzającymi
- Czy
mam podpisane umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcami narzędzi
rekrutacyjnych (ATS, chmura, firmy doradztwa)?
- Czy
upewniłem się, że te podmioty zapewniają zgodność z RODO?
📌 Pro tip: Dobrym
rozwiązaniem jest stworzenie w firmie „Polityki RODO w rekrutacji” –
czyli krótkiego wewnętrznego dokumentu, który reguluje, kto, jak i jak długo
przetwarza dane kandydatów.
