Oceny okresowe pracowników stanowią istotny element
zarządzania zasobami ludzkimi. Pozwalają one pracodawcy monitorować jakość
pracy, planować rozwój kompetencji i podejmować decyzje o awansach czy
szkoleniach. Wątpliwości może jednak budzić zgodność tego procesu z przepisami
o ochronie danych osobowych. Analiza regulacji RODO wskazuje jednoznacznie, że oceny
pracownicze mogą być zgodne z RODO, pod warunkiem spełnienia określonych zasad.
Argument 1: Istnieje wyraźna podstawa prawna
RODO wymaga, aby każde przetwarzanie danych osobowych miało
oparcie w prawie. W przypadku ocen pracowniczych taką podstawą może być m.in.
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy o pracę, art. 6 ust.
1 lit. c – obowiązki wynikające z prawa pracy, a także art. 6 ust. 1 lit. f –
prawnie uzasadniony interes pracodawcy. Oznacza to, że pracodawca nie
potrzebuje zgody pracownika, aby przeprowadzić ocenę jego pracy, gdyż obowiązek
i interes organizacyjny wynikają z samej relacji zatrudnienia.
Argument 2: Zgodność z zasadami ochrony danych
Ocena pracownicza może dotyczyć wyłącznie aspektów
zawodowych, takich jak jakość wykonywanych zadań, terminowość, współpraca w
zespole czy poziom kompetencji. W ten sposób realizowana jest zasada
minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Ponadto, oceny muszą być
rzetelne, adekwatne i przechowywane jedynie przez czas niezbędny, np. do
momentu kolejnej oceny lub zakończenia okresu rozliczeniowego. Przekroczenie
tych ram – np. gromadzenie subiektywnych opinii niezwiązanych z pracą czy
przechowywanie ich bezterminowo – prowadziłoby do naruszenia RODO.
Argument 3: Przejrzystość i prawa pracownika
Zgodnie z art. 13 RODO, pracownik powinien być
poinformowany, jakie dane są o nim zbierane w ramach oceny, w jakim celu i
przez kogo będą przetwarzane. Ma również prawo dostępu do treści swojej oceny,
a w razie nieprawidłowości – prawo do sprostowania danych. Pracodawca,
zapewniając pracownikowi wgląd w dokumentację oraz uzasadniając kryteria oceny,
wzmacnia nie tylko zgodność z RODO, lecz także zaufanie w relacjach
pracowniczych.
Argument 4: Bezpieczeństwo informacji
RODO nakłada obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu
ochrony danych. Oznacza to, że wyniki ocen nie mogą być powszechnie dostępne,
np. rozsyłane w wiadomościach grupowych czy omawiane publicznie. Powinny być
przechowywane w systemach kadrowych z ograniczonym dostępem, a jedynie osoby
upoważnione (dział HR, bezpośredni przełożeni) mogą się z nimi zapoznawać.
Takie zabezpieczenia gwarantują, że ocena pracownika nie stanie się źródłem
naruszenia prywatności.
Konkluzja
Oceny pracownicze są zgodne z RODO, ponieważ ich
przeprowadzanie znajduje podstawę prawną, służy uzasadnionym celom
organizacyjnym, a przy odpowiednim zaplanowaniu może być realizowane w sposób
respektujący prawa pracownika i zasady minimalizacji danych. Niezgodność z RODO
pojawia się dopiero wówczas, gdy pracodawca wykracza poza ramy oceny zawodowej,
np. gromadzi dane nieadekwatne, przechowuje je zbyt długo lub nie zapewnia im
należytej ochrony. Odpowiednio zaprojektowany proces ocen okresowych nie tylko
nie narusza RODO, lecz wręcz wpisuje się w jego założenia – zapewnia
przejrzystość, rzetelność i ochronę pracownika w relacji służbowej.
1.jpg)
