praktyczna checklista RODO dla rekrutera

 

✅ Checklista RODO dla rekrutera

1. Zbieranie danych

• Czy zbieram tylko te dane, które są niezbędne do procesu rekrutacji (imię, nazwisko, dane kontaktowe, doświadczenie zawodowe, wykształcenie)?
• Czy nie proszę o dane wrażliwe (PESEL, stan zdrowia, stan cywilny, poglądy, religia, itp.), jeśli nie są konieczne?

2. Klauzula informacyjna

• Czy w ogłoszeniu lub formularzu aplikacyjnym zamieszczam obowiązek informacyjny zgodny z art. 13 RODO (administrator, cele, podstawy prawne, okres przechowywania, prawa kandydata)?
• Czy informuję kandydata o tym, czy dane będą użyte wyłącznie do bieżącej rekrutacji, czy także do przyszłych – i na jakiej podstawie?

3. Zgody

• Czy zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach jest dobrowolna, wyraźna i oddzielona od innych oświadczeń?
• Czy kandydat może łatwo wycofać zgodę w dowolnym momencie?

4. Przechowywanie danych

• Czy mam określony czas przechowywania danych (np. do zakończenia rekrutacji + okres próbny → max 3 miesiące)?
• Czy dane kandydatów usuwam lub anonimizuję po upływie tego okresu?
• Czy mam wdrożoną procedurę usuwania danych (również z systemów ATS, skrzynek mailowych i dysków)?

5. Dostęp do danych

• Czy dostęp do CV i danych kandydatów mają wyłącznie osoby biorące udział w rekrutacji?
• Czy monitoruję, kto i w jakim celu korzysta z tych danych?

6. Bezpieczeństwo

• Czy CV i dane kandydatów są przechowywane w bezpiecznym systemie (ATS, zaszyfrowane pliki, hasła, ograniczone uprawnienia)?
• Czy nie wysyłam CV otwartym mailem (szyfruję dane jako załącznik do maila) lub przez niezabezpieczone komunikatory?

7. Realizacja praw kandydata

• Czy kandydat ma łatwy sposób, by poprosić o usunięcie, sprostowanie lub dostęp do swoich danych?
• Czy wiem, jak szybko i skutecznie zrealizować takie żądanie?

8. Profilowanie i automatyzacja

• Czy informuję kandydatów, jeśli korzystam z systemów ATS, które automatycznie oceniają lub selekcjonują aplikacje?
• Czy zapewniam możliwość odwołania się od decyzji podjętej automatycznie?

9. Umowy z podmiotami przetwarzającymi

• Czy mam podpisane umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcami narzędzi rekrutacyjnych (ATS, chmura, firmy doradztwa)?
• Czy upewniłem się, że te podmioty zapewniają zgodność z RODO?

---

📌 Pro tip: Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie w firmie „Polityki RODO w rekrutacji” – czyli krótkiego wewnętrznego dokumentu, który reguluje, kto, jak i jak długo przetwarza dane kandydatów.

---