Pismo kandydata kiedy rekruter nie prześle mu notatek z rozmowy oraz informacji o przyczynach nie wybrania go w procesie rekrutacji

 

Wielu kandydatów pyta o notatki z rozmów i powody odrzucenia, a rekruterzy często odpowiadają, że to „informacje wewnętrzne” lub że „RODO nie daje prawa do poznania powodów decyzji”.

Zanim pokażę wzór pisma, krótkie wyjaśnienie, dlaczego rekruter może odmówić i jak kandydat może na to zareagować skutecznie i rzeczowo 👇

---

🔎 Kontekst prawny – co mówi RODO

• Art. 15 RODO daje kandydatowi prawo do dostępu do danych osobowych – a nie do wszystkich informacji „o nim” sensu largo (łac. w szerokim znaczeniu).
• Oznacza to, że kandydat może żądać kopii danych osobowych, np. notatek, jeśli zawierają dane o nim (oceny, opinie, spostrzeżenia).
• Rekruter może jednak usunąć lub zanonimizować fragmenty, które ujawniałyby dane innych osób albo elementy poufne procesu (np. wewnętrzne kryteria oceny, strategie rozmowy).

👉 Przyczyny niezakwalifikowania – to nie zawsze dane osobowe, ale jeśli np. w notatkach jest zapis: „brak doświadczenia w zarządzaniu zespołem” lub „słaba znajomość angielskiego” — to są dane osobowe, bo odnoszą się do osoby.
W takim przypadku kandydat może domagać się ich udostępnienia.

---

🧾 WZÓR PISMA – żądanie uzupełnienia odpowiedzi z art. 15 RODO

Miejscowość, data

[Imię i nazwisko kandydata]
[adres e-mail / adres korespondencyjny]

Do:

[nazwa firmy / administratora danych]

[adres / e-mail]

Wniosek o uzupełnienie informacji udzielonych w odpowiedzi na żądanie z art. 15 RODO

Szanowni Państwo,

dziękuję za udzielenie odpowiedzi na mój wniosek z dnia [data pierwszego wniosku] dotyczący dostępu do moich danych osobowych na podstawie art. 15 RODO.

Po zapoznaniu się z przesłaną informacją zauważyłem(am), że nie otrzymałem(am) kopii notatek z rozmowy rekrutacyjnej ani informacji dotyczących powodów niezakwalifikowania mnie do dalszego etapu rekrutacji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 i 3 RODO, prawo dostępu obejmuje nie tylko dane przekazane bezpośrednio przeze mnie, lecz również wszystkie dane osobowe, które Państwo wytworzyli lub utrwalili w toku przetwarzania — w tym oceny, opinie i inne informacje odnoszące się do mojej osoby.

W związku z tym uprzejmie proszę o:

1. przekazanie kopii notatek lub innych wewnętrznych dokumentów rekrutacyjnych zawierających dane osobowe na mój temat (np. oceny, komentarze, podsumowania rozmowy),
2. wskazanie — w sposób zrozumiały — głównych powodów decyzji o niezakwalifikowaniu mnie do dalszego etapu rekrutacji, o ile informacje te zostały utrwalone w dokumentacji procesu.

Jeżeli część informacji wymaga anonimizacji ze względu na prawa innych osób, proszę o ich udostępnienie w odpowiednio zanonimizowanej formie.

Z poważaniem,

[podpis – jeśli wysyłane w formie papierowej]

[imię i nazwisko]

---

💡 Dodatkowe uwagi praktyczne:

• Warto w piśmie nie używać tonu roszczeniowego, tylko powołać się spokojnie na art. 15 ust. 3 RODO i orzecznictwo (np. wyrok TSUE z 4.05.2023 r., C-487/21), które potwierdza, że notatki rekrutacyjne mogą być danymi osobowymi.
• Rekruter może odpowiedzieć np.:

„Nie przekazujemy notatek, ponieważ zawierają dane innych osób lub informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa.”
Wtedy kandydat nie musi ponownie poprosić o wersję zanonimizowaną ponieważ już to zrobił w piśmie a rekruter ma obowiązek znać przepisy lepiej od ciebie. Dalsze bawienie się w pisma już nic nie zmieni i można całość zgłosić do UODO zgodnie z ich procedurą link: https://uodo.gov.pl/pl/526/2464

---