Wielu kandydatów pyta o notatki z rozmów i powody
odrzucenia, a rekruterzy często odpowiadają, że to „informacje wewnętrzne”
lub że „RODO nie daje prawa do poznania powodów decyzji”.
Zanim pokażę wzór pisma, krótkie wyjaśnienie, dlaczego
rekruter może odmówić i jak kandydat może na to zareagować skutecznie i
rzeczowo 👇
🔎 Kontekst prawny – co
mówi RODO
- Art.
15 RODO daje kandydatowi prawo do dostępu do danych osobowych –
a nie do wszystkich informacji „o nim” sensu largo (łac. w szerokim
znaczeniu).
- Oznacza
to, że kandydat może żądać kopii danych osobowych, np. notatek, jeśli
zawierają dane o nim (oceny, opinie, spostrzeżenia).
- Rekruter
może jednak usunąć lub zanonimizować fragmenty, które ujawniałyby
dane innych osób albo elementy poufne procesu (np. wewnętrzne kryteria
oceny, strategie rozmowy).
👉 Przyczyny
niezakwalifikowania – to nie zawsze dane osobowe, ale jeśli np. w
notatkach jest zapis: „brak doświadczenia w zarządzaniu zespołem” lub „słaba
znajomość angielskiego” — to są dane osobowe, bo odnoszą się do
osoby.
W takim przypadku kandydat może domagać się ich udostępnienia.
🧾 WZÓR PISMA – żądanie
uzupełnienia odpowiedzi z art. 15 RODO
Miejscowość, data
[Imię i nazwisko kandydata]
[adres e-mail / adres korespondencyjny]
Do:
Wniosek o uzupełnienie informacji udzielonych w odpowiedzi na żądanie z art. 15 RODO
Szanowni Państwo,
dziękuję za udzielenie odpowiedzi na mój wniosek z dnia [data
pierwszego wniosku] dotyczący dostępu do moich danych osobowych na
podstawie art. 15 RODO.
Po zapoznaniu się z przesłaną informacją zauważyłem(am), że
nie otrzymałem(am) kopii notatek z rozmowy rekrutacyjnej ani informacji
dotyczących powodów niezakwalifikowania mnie do dalszego etapu rekrutacji.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 i 3 RODO, prawo dostępu obejmuje
nie tylko dane przekazane bezpośrednio przeze mnie, lecz również wszystkie dane
osobowe, które Państwo wytworzyli lub utrwalili w toku przetwarzania — w
tym oceny, opinie i inne informacje odnoszące się do mojej osoby.
W związku z tym uprzejmie proszę o:
- przekazanie
kopii notatek lub innych wewnętrznych dokumentów rekrutacyjnych
zawierających dane osobowe na mój temat (np. oceny, komentarze,
podsumowania rozmowy),
- wskazanie
— w sposób zrozumiały — głównych powodów decyzji o niezakwalifikowaniu
mnie do dalszego etapu rekrutacji, o ile informacje te zostały utrwalone w
dokumentacji procesu.
Jeżeli część informacji wymaga anonimizacji ze względu na
prawa innych osób, proszę o ich udostępnienie w odpowiednio zanonimizowanej
formie.
💡 Dodatkowe uwagi
praktyczne:
- Warto
w piśmie nie używać tonu roszczeniowego, tylko powołać się
spokojnie na art. 15 ust. 3 RODO i orzecznictwo (np. wyrok TSUE z
4.05.2023 r., C-487/21), które potwierdza, że notatki rekrutacyjne mogą
być danymi osobowymi.
- Rekruter
może odpowiedzieć np.:
„Nie przekazujemy notatek, ponieważ zawierają dane innych
osób lub informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa.”
Wtedy kandydat nie musi ponownie poprosić o wersję zanonimizowaną
ponieważ już to zrobił w piśmie a rekruter ma obowiązek znać przepisy lepiej od
ciebie. Dalsze bawienie się w pisma już nic nie zmieni i można całość zgłosić
do UODO zgodnie z ich procedurą link: https://uodo.gov.pl/pl/526/2464
.jpg)
