Reprezentant firmy w zgodzie z RODO

 

Firma A zatrudnia Jana Kowalskiego (JK). W umowie o pracę z nim zawiera obowiązek reprezentowania firmy A na zewnątrz przed innymi firmami, z którymi zawierają umowy. Kiedy firma A zawierał umowę z firmą B to w każdej z nich są wymienione dane osobowe (DO) JK jako reprezentanta.

Fundamentalne pytanie brzmi. Na jakiej podstawie prawnej firma B przetwarza dane JK? 

Prawnicy stoją na stanowisku, że podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes administratora, czyli firmy B, ale to wymaga przeprowadzenia testu równowagi. I teraz sobie wyobraźmy, że firma A i B zawierają umowę? I JK zgłasza sprzeciw na podstawie artykułu 21 RODO (do którego ma prawo). Teraz firma B musi udowodnić, że ma prawo do tych danych. Jednak test może wyjść albo nie (tu nie zgadzam się z opinią, że test równowagi wychodzi zawsze, ponieważ jest to zaprzeczenie istoty sporządzania samego testu. Tu należy założyć, że wyjdzie lub nie wyjdzie, a więc istnieje spore ryzyko, że będzie negatywny) Teraz załóżmy, że test wyszedł negatywnie, czyli nie mogą przetwarzać jego danych osobowych. 

I mamy kolejne pytanie: Czy zgodnie z prawem firma A ma prawo zwolnić JK?

Przecież nie reprezentuje go na zewnątrz, ale to firmie B nie wyszedł test równowagi i nie ma prawa przetwarzać jego danych osobowych, a JK miał prawo zgłosić taki sprzeciw.

Moje stanowisko jest takie:

Firmę A i JK wiąże umowa o reprezentowaniu jej na zewnątrz. Firma A i B zawierają umowę i wskazują JK jako reprezentanta firmy A co daje podstawę prawną przetwarzania danych osobowych JK przez firmę B, oczywiście w zakresie realizacji zapisów tej umowy. Jako podstawę przyjmuję art. 6 ust 1 lit b) „przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy”

Motyw (44) „Przetwarzanie powinno być zgodne z prawem, jeżeli jest ono niezbędne w związku z zawarciem umowy lub zamiarem zawarcia umowy”

oraz art.  96 KC „Umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo)” w połączeniu wykonania go na piśmie o czym wspomina art. 99 §2 KC, ponieważ zgodnie z art. 95 §2 „Czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego” a tym jest realizacja zapisów umowy. Takie stanowisko eliminuje losowość testu równowagi, który może wyjść negatywnie a tym samym firma B nie może przetwarzać DO JK a ten w konsekwencji nie może reprezentować firmy B w trakcie realizacji umowy do czego zobowiązał się w umowie między JK a firmą A. Uważam, że błąd logiczny w rozumowaniu prawników polega na założeniu, że test równowagi zawsze pozwoli przetwarzać DO reprezentanta, tu JK.