Jakie dane osobowe przetwarza się w dziale handlowym

 Handlowcy to często „punkt styku” firmy z klientem, więc przetwarzają bardzo dużo danych osobowych… często nie zdając sobie z tego sprawy.

---

💼 Jakie dane osobowe przetwarza się w dziale handlowym?

Dział handlowy to kopalnia danych osobowych – zarówno klientów, jak i partnerów biznesowych.
Najczęściej są to:

🧍‍♂️ 1️ Dane klientów i kontrahentów:

• imię i nazwisko,
• stanowisko, firma, NIP, adres e-mail, numer telefonu,
• adres dostawy, dane do faktury,
• historia zakupów i płatności,
• notatki z rozmów i spotkań (często z danymi wrażliwymi, np. o planach biznesowych).

💻 2️ Dane w systemach CRM i marketing automation:

• dane kontaktowe pozyskane z zapytań ofertowych, leadów, kampanii, eventów,
• historia kontaktów, status klienta, wyniki kampanii,
• dane o otwarciach maili i kliknięciach w newsletterze.

🤝 3️ Dane osób, z którymi handlowiec współpracuje:

• dane dostawców, dystrybutorów, przedstawicieli, partnerów handlowych,
• dane uczestników spotkań, konferencji, wydarzeń branżowych.

---

🔓 Jak dane mogą wyciec w dziale handlowym?

Handlowcy często pracują mobilnie i korzystają z wielu narzędzi — a to zwiększa ryzyko wycieku.
Oto najczęstsze scenariusze:

📱 1. Brak zabezpieczeń urządzeń

• laptop lub telefon służbowy bez hasła lub szyfrowania,
• wysyłanie danych klientów przez prywatny e-mail lub komunikator,
• korzystanie z publicznego Wi-Fi podczas pracy w terenie.

📤 2. Wyciek przez narzędzia i integracje

• przesyłanie danych klientów do narzędzi AI, które przetwarzają je poza UE,
• nieautoryzowane eksporty danych z CRM-a,
• automatyczne integracje marketingowe bez weryfikacji, jakie dane są przesyłane.

📧 3. Błędy ludzkie

• wysyłka oferty lub danych nie do tego klienta (literówka w adresie e-mail),
• załączenie niewłaściwego pliku z danymi innych kontrahentów,
• notatki o klientach (np. „niepłatnik”, „ma problemy”) widoczne dla nieuprawnionych osób.

🗂️ 4. Brak kontroli nad danymi po odejściu pracownika

• brak zablokowania konta w CRM,
• prywatne kopie danych klientów, np. na pendrive’ach lub prywatnym laptopie,
• przechowywanie danych w notatnikach, arkuszach Excel, kalendarzach Google itp.
• Nie usunięto służbowego konta pocztowego typu: imię_nazwisko@domena.pl lub inicjału imienia z nazwiskiem (taki maile to dane osobowe pracownika).

---

🧠 Jak chronić dane osobowe w dziale handlowym?

✅ stosować szyfrowanie i hasła na urządzeniach mobilnych,
✅ nie korzystać z prywatnych kanałów komunikacji do kontaktu z klientami,
✅ regularnie aktualizować systemy CRM i ograniczać dostęp do danych,
✅ weryfikować, jakie dane są przekazywane do zewnętrznych narzędzi (np. AI, reklamy),
✅ szkolić handlowców z zasad ochrony danych i tajemnicy handlowej,
✅ usuwać dane klientów po zakończeniu współpracy, jeśli nie ma podstawy do dalszego przetwarzania.

---

💬 Podsumowując:
Dla handlowców dane osobowe to codzienne narzędzie pracy.
Ale każdy e-mail, CRM czy notatka o kliencie to też potencjalne źródło ryzyka wycieku, jeśli nie są właściwie chronione.

---