jakie dane osobowe przetwarzane są w ramach reklamacji

 

W ramach reklamacji najczęściej przetwarzane są dane osobowe niezbędne do przyjęcia, rozpatrzenia i obsługi reklamacji. Zakres zależy od rodzaju produktu/usługi i kanału zgłoszenia, ale typowo obejmuje:

---

1. Dane identyfikacyjne klienta

• imię, nazwisko
• numer klienta / numer zamówienia
• login (jeśli reklamacja dotyczy konta online)

2. Dane kontaktowe

• adres e-mail
• numer telefonu
• adres korespondencyjny (gdy np. odsyła się towar lub wysyła odpowiedź pocztą)

3. Dane związane z transakcją

• data i miejsce zakupu
• dane o produkcie/usłudze
• numer paragonu/faktury
• sposób płatności (bez pełnych danych karty)

4. Treść zgłoszenia reklamacyjnego

• opis wady, problemu lub roszczenia
• korespondencja z klientem (e-maile, formularze, czat)

5. Dane z dokumentacji dowodowej (jeśli klient ją załącza)

• zdjęcia produktu
• nagrania wideo
• skany dokumentów (np. potwierdzenie zakupu)

6. Dane logistyczne związane z wysyłką / odbiorem towaru

• adres nadawcy/odbiorcy
• numer przesyłki

---

Co ważne z perspektywy RODO:

• Administrator powinien przetwarzać tylko te dane, które są konieczne do obsługi reklamacji (zasada minimalizacji).
• Podstawą prawną jest najczęściej art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działań przedumownych oraz/lub lit. c – obowiązek prawny wynikający z przepisów o rękojmi/ gwarancji.
• Dane z reklamacji przechowuje się zwykle przez okres trwania rękojmi/gwarancji + okres przedawnienia roszczeń.