Aby praca zdalna była realizowana zgodnie z RODO

 

Ekspercki opis wymogów, jakie powinien spełnić Administrator Danych Osobowych (ADO), aby praca zdalna była realizowana zgodnie z RODO. 

---

Wymogi wobec ADO przy organizacji pracy zdalnej zgodnej z RODO

Wprowadzenie pracy zdalnej nie zwalnia Administratora Danych Osobowych (ADO) z odpowiedzialności za bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych. Przeciwnie – model pracy poza siedzibą organizacji znacząco zwiększa ryzyka naruszeń, co wymaga wdrożenia adekwatnych środków organizacyjnych i technicznych, zgodnie z art. 5, 24 oraz 32 RODO.

1. Ocena ryzyka i dostosowanie środków ochrony danych

ADO ma obowiązek przeprowadzić analizę ryzyka związaną z pracą zdalną, uwzględniając m.in.:

• przetwarzanie danych poza kontrolowanym środowiskiem biurowym,
• korzystanie z sieci publicznych lub domowych,
• ryzyko utraty, kradzieży lub nieuprawnionego dostępu do sprzętu.

Na podstawie tej analizy ADO powinien dobrać środki zapewniające poufność, integralność i dostępność danych, adekwatne do charakteru przetwarzania.

2. Uregulowanie pracy zdalnej w dokumentacji wewnętrznej

ADO powinien posiadać formalnie przyjęte procedury dotyczące pracy zdalnej, w szczególności:

• politykę pracy zdalnej lub politykę bezpieczeństwa informacji,
• instrukcje przetwarzania danych poza siedzibą organizacji,
• zasady korzystania ze sprzętu służbowego i prywatnego (BYOD – jeśli dopuszczone).

Dokumentacja ta powinna jasno określać obowiązki pracownika oraz środki ochrony danych.

3. Zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń technicznych

ADO musi wdrożyć rozwiązania techniczne minimalizujące ryzyko naruszeń, takie jak:

• szyfrowanie nośników i dysków,
• bezpieczne połączenia z systemami (np. VPN),
• silne mechanizmy uwierzytelniania (np. MFA),
• automatyczne blokowanie urządzeń,
• aktualne oprogramowanie i ochrona antywirusowa.

Środki te powinny być stosowane niezależnie od miejsca wykonywania pracy.

4. Kontrola dostępu i zasada minimalizacji

ADO powinien zapewnić, aby pracownik zdalny:

• miał dostęp wyłącznie do danych niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków,
• korzystał z indywidualnych kont użytkownika,
• nie udostępniał danych osobom trzecim, w tym domownikom.

Jest to realizacja zasady minimalizacji danych oraz ograniczenia dostępu.

5. Szkolenia i podnoszenie świadomości pracowników

Praca zdalna wymaga szczególnej dbałości o czynnik ludzki. ADO powinien:

• przeszkolić pracowników z zasad ochrony danych w pracy zdalnej,
• regularnie przypominać o zagrożeniach (phishing, praca w miejscach publicznych, rozmowy telefoniczne),
• zapewnić jasne instrukcje postępowania w razie incydentu.

Brak szkolenia pracownika (nie zezwolono na pracę zdalną) nie zwalnia ADO z odpowiedzialności za naruszenie RODO. Praca w podróży służbowej czy poza miejscem pracy przy wykorzystaniu telefonu komórkowego (smartfonu), tabletu lub laptopa (np.: w pociągu) jest pracą zdalną.

6. Zapewnienie bezpiecznych warunków przetwarzania danych

ADO powinien wymagać od pracownika organizacji pracy w sposób zapewniający poufność danych, w szczególności:

• pracy w miejscu niedostępnym dla osób postronnych,
• zabezpieczenia dokumentów papierowych,
• niewykorzystywania prywatnych urządzeń i nośników bez zgody ADO.

7. Procedury reagowania na incydenty

ADO musi posiadać procedury umożliwiające:

• szybkie zgłoszenie incydentu przez pracownika,
• ocenę skutków naruszenia,
• realizację obowiązków z art. 33 i 34 RODO (zgłoszenie do UODO i/lub zawiadomienie osób, których dane dotyczą).

Pracownik zdalny powinien znać te procedury i wiedzieć, do kogo zgłosić incydent.

---

Podsumowanie

Odpowiedzialność za zgodność pracy zdalnej z RODO zawsze spoczywa na ADO, niezależnie od miejsca wykonywania pracy przez pracownika. Kluczowe znaczenie mają: analiza ryzyka, jasne procedury, odpowiednie zabezpieczenia techniczne oraz świadomy pracownik. Praca zdalna zgodna z RODO to proces, a nie jednorazowe działanie.

---