Umowa powierzenia danych osobowych diabeł tkwi w szczegółach

Znaczenie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa powierzenia jest niezbędnym instrumentem prawnym, gdy Twoja firma (Administrator) zleca wykonanie usług podmiotowi zewnętrznemu (Procesorowi), co wiąże się z dostępem do danych osobowych (np. firma ochroniarska, biuro rachunkowe, firma IT, zewnętrzna kadrowa).
Kluczowe funkcje umowy:Legalność (Art. 28 RODO): Jest to obowiązek prawny. Brak pisemnej (lub elektronicznej) umowy przy przekazaniu danych podwykonawcy jest naruszeniem RODO, za które grożą kary finansowe.
Określenie granic: Precyzuje, co Procesor może robić z danymi (cel, zakres, czas), a czego mu nie wolno (np. nie może wykorzystywać danych Twoich pracowników do własnych celów marketingowych).
Gwarancja bezpieczeństwa: Procesor zobowiązuje się do wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, aby chronić dane przed wyciekiem.
Odpowiedzialność (Zasada rozliczalności): Umowa daje Ci prawo do kontroli i audytu u podwykonawcy. Pozwala wykazać przed urzędem (np. UODO), że dbasz o bezpieczeństwo danych na każdym etapie ich przetwarzania.

Kluczowy zapis umowy na przykładzie ochrony na biurze przepustek:

1.     Administrator jest uprawniony do powierzenia przetwarzania danych Podmiotowi przetwarzającemu oraz powierza mu dane zgromadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

2. Przedmiot przetwarzania: prowadzenie książki wejść i wyjść oraz wypisywanie przepustek jednorazowych. Obserwacja terenu poprzez urządzenia monitoringu.

3.   Charakter przetwarzania: książka jest prowadzona w formie papierowej do zapełnienia (ok 1 miesiąca) i przekazywana do p. Janusza Kowala, który wyda nową książkę. Przepustki są prowadzone w formie papierowej, do wyczerpania bloczku a wydane i zwrócone są przekazywane co zmianę do p. Janusza Kowala. Obserwacja na monitorze bez możliwości zapisu, utrwalania czy powielania obrazu lub zapisu.

4.   Cel przetwarzania: świadczenie usługi rejestracji w zakresie wejścia i wyjścia na teren firmy na biurze przepustek. Nadzór nad terenem z użyciem monitoringu Administratora .  W budynku Akwarium pokój 107.

5.     Rodzaj i kategoria przetwarzanych danych: …………………………

W zakresie książki wejścia i wyjścia:

a.     Imię i Nazwisko;

b.     PESEL lub nr dokumentu tożsamości; !!!!Uwaga: sprawdź czy przepisy pozwalają gromadzić te dane, ponieważ brak podstawy nie pozwala spisywać numer PESEL. To częsty błąd !!!!!!

W zakresie przepustki jednorazowej:

a.     Imię i Nazwisko;

 

W zakresie monitoringu:

a.     wizerunek;

6.     Kategorie osób, których dane dotyczą:

W zakresie książki wejścia i wyjścia:

a.     Goście;

b.     Kandydaci do pracy;

c.      Wnioskodawcy.

W zakresie przepustki jednorazowej:

a.     Goście;

b.     Kandydaci do pracy;

c.      Wnioskodawcy.

W zakresie monitoringu:

a.     Kandydaci do pracy.

b.     Pracownicy.

c.      Potencjalni klienci.

d.     Klienci.

e.      Potencjalni kontrahenci.

f.       Kontrahenci.

g.     Osoby trzecie znajdujące się na terenie monitorowanym.;

Zawsze podawaj dane kontaktowe osób odpowiedzialnych za realizację umowy głównej, ponieważ tam też trafi informacja o naruszeniu. Jak podadzą mail "sekretariatu" to cała firma będzie szukać o kogo chodzi i po wielu godzinach lub dniach trafią do nich a ty masz 
tylko 72 godziny na reakcję. 

Postanowienia końcowe

1.     Strony wyznaczają następujące osoby do kontaktu w sprawie powierzonych danych osobowych:

Po stronie Administratora:

W zakresie usługi rejestracji:

Janusz Kowal emalii: jkowal@firma.com.pl , tel (32) 432 …………..

W zakresie monitoringu:

Alojzy Oko emalii: aoko@firma.com.pl , tel (32) 432 …………..

 

Po stronie Wykonawcy: ………………………………………..