Procedura usuwania danych osobowych kandydatów

 

---

📄 Procedura usuwania danych osobowych kandydatów

1. Cel procedury

Celem procedury jest uregulowanie zasad i trybu usuwania danych osobowych kandydatów do pracy w [Nazwa Firmy], zgodnie z RODO oraz wewnętrzną Polityką Ochrony Danych.

2. Zakres

Procedura dotyczy wszystkich danych osobowych kandydatów zebranych w trakcie procesów rekrutacyjnych:

• dokumentów aplikacyjnych (CV, listy motywacyjne, portfolio),
• danych wprowadzonych do systemów rekrutacyjnych (ATS),
• wiadomości e-mail i innych form komunikacji,
• notatek rekruterów.

3. Zasady ogólne

1. Dane kandydatów przetwarzane są wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu rekrutacji:
• bieżąca rekrutacja – do jej zakończenia + 3 miesiące w celu weryfikacji wybranego kandydata w okresie próbnym,
• przyszłe rekrutacje – maksymalnie do 24 miesięcy na podstawie zgody kandydata.
2. Po upływie powyższych okresów dane muszą zostać usunięte lub zanonimizowane.
3. Kandydat może w dowolnym momencie złożyć żądanie usunięcia danych – wtedy procedura realizowana jest niezwłocznie (maks. 3 dni robocze).

4. Etapy usuwania danych

1. Weryfikacja okresu przechowywania
• Rekruter lub administrator systemu sprawdza, czy upłynął okres retencji danych określony w polityce rekrutacyjnej.
2. Usunięcie danych elektronicznych
• usunięcie profilu kandydata z systemu ATS,
• skasowanie CV i dokumentów z dysków lokalnych, folderów współdzielonych i chmury,
• usunięcie wiadomości e-mail związanych z rekrutacją (jeśli nie ma podstaw do ich dalszego przechowywania).
3. Usunięcie danych papierowych
• dokumenty papierowe niszczy się w niszczarce klasy P-4 lub wyższej,
• zabronione jest przechowywanie kopii papierowych poza okresem retencji.
4. Aktualizacja rejestrów
• odnotowanie w rejestrze czynności przetwarzania, że dane zostały usunięte,
• w przypadku żądania usunięcia przez kandydata – potwierdzenie usunięcia przekazywane kandydatowi (np. mailowo).

5. Odpowiedzialność

• Za prawidłowe wykonanie procedury odpowiada rekruter prowadzący proces,
• Nadzór nad realizacją – Inspektor Ochrony Danych (IOD) oraz kierownik/dyrektor działu HR,
• IT wspiera w usuwaniu danych z systemów i kopii zapasowych (zgodnie z harmonogramem retencji).

6. Kopie zapasowe (backupy)

• Jeśli dane kandydatów znajdują się w kopiach zapasowych, usuwane są przy pierwszym możliwym nadpisaniu backupu zgodnie z polityką bezpieczeństwa IT.

7. Audyt

• Proces usuwania danych podlega corocznemu audytowi,
• W przypadku stwierdzenia uchybień wdrażane są niezwłocznie środki naprawcze.

---

📌 Dzięki tej procedurze rekruterzy mają jasne instrukcje, a firma może udowodnić zgodność z RODO w razie kontroli.