Czym jest inwentaryzacja danych?

 

Inwentaryzacja danych i procesów to absolutny pierwszy krok wdrożenia RODO w każdej organizacji 💡

To właśnie dzięki niej wiesz co przetwarzasz, po co i gdzie, więc potem możesz przeprowadzić analizę ryzyka i opracować polityki.

---

🔍 Czym jest inwentaryzacja danych?

To zebranie i opis wszystkich procesów, w których przetwarzane są dane osobowe — od momentu ich pozyskania aż po usunięcie.

---

📋 Jak wykonać inwentaryzację krok po kroku

1️ Zidentyfikuj procesy przetwarzania danych

Zacznij od spisania wszystkich działań, w których pojawiają się dane osobowe.
Przykłady:

• rekrutacja pracowników,
• obsługa klientów,
• wysyłka newslettera,
• prowadzenie księgowości,
• monitoring wizyjny,
• marketing online.

👉 Podpowiedź: zapytaj pracowników z różnych działów – HR, sprzedaż, marketing, IT, administracja.

---

2️ Dla każdego procesu ustal:

Warto stworzyć tabelę inwentaryzacyjną (np. w Excelu lub arkuszu Google).
Każdy wiersz = jeden proces przetwarzania.
Każda kolumna = kluczowa informacja o tym procesie.

Oto przykładowy układ tabeli:

---

3️ Zweryfikuj poprawność i kompletność

• Czy uwzględniono wszystkie działy?
• Czy każdy proces ma określoną podstawę prawną i okres przechowywania?
• Czy zidentyfikowano wszystkie systemy i dostawców (np. Google, Microsoft, CRM)?

---

4️ Aktualizuj na bieżąco

Inwentaryzacja nie jest jednorazowa.
Nowe projekty, zmiana dostawcy IT, wprowadzenie newslettera – wszystko to wymaga aktualizacji spisu procesów.

---

⚙️ Efekt końcowy

Z inwentaryzacji powstaje:

• Rejestr czynności przetwarzania (dla administratora danych),
• Rejestr kategorii czynności przetwarzania (dla podmiotu przetwarzającego, np. biura rachunkowego).

---