Gdy organizacja rośnie, RODO przestaje być
„intuicyjnym ogarnianiem danych”, a zaczyna być koniecznością uporządkowania
procesów. Oto co administrator danych musi zrobić, zgodnie z
realnymi wymogami RODO – bez mitów, za to praktycznie:
📌 1. Uaktualnić rejestr
czynności przetwarzania (RCzP)
Nowi pracownicy, nowe systemy, nowe procesy = nowe czynności
przetwarzania.
RCzP musi odzwierciedlać rzeczywistość — to podstawa przy każdej kontroli i
audycie.
Co w praktyce:
- dopisujesz
nowe procesy (rekrutacja, CRM, marketing),
- aktualizujesz
podstawy prawne, okresy retencji, odbiorców danych.
📌 2. Zarządzić dostępami
i upoważnieniami
Przy wzroście firmy rośnie liczba osób z dostępem do danych
— to zwiększa ryzyko.
Co trzeba:
- nadawać
upoważnienia konkretnym osobom,
- prowadzić
ewidencję,
- odbierać
dostęp przy zmianie stanowiska lub odejściu pracownika.
📌 3. Ocenić ryzyko i w
razie potrzeby zaktualizować OSOD (DPIA)
Nowe operacje (np. monitoring, profilowanie, duża skala
danych) wymagają aktualizacji analizy ryzyka oraz mogą wymagać ponownej oceny
skutków dla ochrony danych.
📌 4. Wdrożyć lub
zaktualizować procedury (polityki)
Wraz ze wzrostem organizacji nie da się polegać na „zdrowym
rozsądku pracowników”.
Potrzebne są m.in.:
- procedura
realizacji praw osób,
- procedura
naruszeń (kto zgłasza, komu, jak, kiedy),
- polityka
retencji,
- procedury
IT/bezpieczeństwa.
📌 5. Zaktualizować umowy
powierzenia
Każdy nowy podwykonawca, system, SaaS, outsourcing = nowy
procesor.
Należy:
- zawrzeć
umowę powierzenia,
- sprawdzić,
czy podmiot spełnia wymogi RODO (audyt lub wynik
audytu),
- zapewnić,
że nie przekazuje danych dalej bez zgody ADO.
📌 6. Zabezpieczyć dane IT adekwatnie do skali
„Mały” poziom zabezpieczeń przestaje być wystarczający, gdy
firma rośnie.
Praktycznie:
- silne
hasła i MFA,
- kopie
zapasowe,
- segmentacja
dostępów,
- aktualizacje
systemów,
- zasady
pracy zdalnej (VPN, szyfrowanie).
📌 7. Zaktualizować
klauzule informacyjne
Nowe cele, nowe procesy, nowe systemy → aktualizacja
informacji, które przekazujesz osobom, których dane przetwarzasz.
📌 8. Zaplanować porządną
retencję
„Przechowywać wszystko w nieskończoność” przestaje działać,
gdy skala rośnie.
RODO wymaga określenia i przestrzegania okresów przechowywania.
📌 9. Przeprowadzić
szkolenie pracowników
Nowe osoby = większe ryzyko błędów.
RODO wymaga, aby personel był świadomy zasad ochrony
danych.
Najwięcej naruszeń wynika z niewiedzy — nie ze złej woli.
🎯 Podsumowanie
Gdy organizacja rośnie, ADO musi przede wszystkim:
uporządkować procesy, zaktualizować analizę ryzyka i dokumentację,
przeszkolić ludzi i realnie zadbać o dostęp oraz bezpieczeństwo.
To nie jest papierologia — to obniżenie ryzyka.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz