Zestawienie najczęstszych błędów popełnianych przez firmy w obszarze pracy zdalnej

 

Najczęstsze błędy firm w obszarze pracy zdalnej (RODO)

1. Brak formalnych zasad pracy zdalnej

Jednym z najczęstszych błędów jest dopuszczenie pracy zdalnej bez uregulowania jej w dokumentacji wewnętrznej. Brak polityki pracy zdalnej, instrukcji bezpieczeństwa czy procedur przetwarzania danych poza biurem powoduje, że pracownicy działają intuicyjnie, a nie zgodnie z wymaganiami RODO.

2. Niewykonanie lub nieaktualna analiza ryzyka

Wiele organizacji nie przeprowadza analizy ryzyka dla pracy zdalnej albo opiera się na dokumentach sprzed lat. Tymczasem zmiana modelu pracy, narzędzi czy zakresu danych wymaga aktualnej oceny ryzyk, zgodnie z zasadą rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO).

3. Korzystanie z prywatnego sprzętu bez zasad (BYOD)

Dopuszczanie używania prywatnych komputerów, telefonów czy nośników:

• bez zgody ADO,
• bez szyfrowania,
• bez kontroli oprogramowania
  stanowi jedno z największych źródeł naruszeń danych w pracy zdalnej.

4. Brak odpowiednich zabezpieczeń technicznych

Firmy często ograniczają się do „zaufania pracownikowi”, pomijając takie środki jak:

• VPN,
• szyfrowanie dysków,
• wieloskładnikowe uwierzytelnianie,
• automatyczne blokady ekranów.

RODO wymaga realnych zabezpieczeń, a nie deklaratywnych.

5. Nadmierny dostęp do danych

Częstym błędem jest przyznawanie pracownikom zdalnym szerszych uprawnień niż to konieczne, „na wszelki wypadek”. Narusza to zasadę minimalizacji oraz zwiększa skalę potencjalnych skutków incydentu.

6. Brak szkoleń lub szkoleń pozornych

Firmy zakładają, że pracownik „wie, jak pracować z danymi”, pomijając:

• szkolenia z pracy zdalnej,
• przypomnienia o zagrożeniach (phishing, rozmowy w miejscach publicznych),
• instrukcje reagowania na incydenty.

Pozorne szkolenie pracownika (jest kwit i nic więcej) nie zwalnia ADO z odpowiedzialności.

7. Przetwarzanie danych w niekontrolowanych warunkach

Praca zdalna bywa wykonywana:

• w miejscach publicznych,
• przy osobach trzecich,
• bez zabezpieczenia dokumentów papierowych.

To prowadzi do naruszeń poufności, nawet bez „wycieku” w rozumieniu technicznym.

8. Brak procedur reagowania na incydenty

W wielu firmach pracownik zdalny:

• nie wie, co jest incydentem,
• nie wie, komu i w jakim czasie go zgłosić.

To powoduje opóźnienia w realizacji obowiązków z art. 33 i 34 RODO.

9. Brak kontroli nad narzędziami IT i chmurą

Korzystanie z niezatwierdzonych komunikatorów, prywatnych skrzynek e-mail czy dysków w chmurze (tzw. shadow IT) to częsty błąd w pracy zdalnej, który znacząco zwiększa ryzyko naruszeń danych.

10. Przekonanie, że „RODO nie obowiązuje w domu”

Najbardziej niebezpieczny błąd to założenie, że praca zdalna to sfera prywatna pracownika. RODO obowiązuje niezależnie od miejsca przetwarzania danych, a odpowiedzialność nadal ponosi ADO.

---

Wniosek

Największym problemem firm nie jest sama praca zdalna, lecz brak systemowego podejścia do ochrony danych. RODO wymaga planowania, dokumentowania i realnych działań – również poza biurem.

---