FIRMA IT, KTÓRA OBSŁUGUJE DANE KLIENTÓW, POWINNA MIEĆ WŁASNY SYSTEM ZGODNOŚCI Z RODO

 

MASZ 50 KLIENTÓW?

To może oznaczać, że masz również:

50 potencjalnych problemów z RODO.

Brzmi ostro?

Bo takie właśnie jest RODO w outsourcingu IT.

Każdy klient to potencjalnie:

🔴 inny zakres danych,
🔴 inne systemy,
🔴 inni użytkownicy,
🔴 inne lokalizacje danych,
🔴 inni podprocesorzy,
🔴 inne wymagania bezpieczeństwa,
🔴 inna umowa powierzenia,
🔴 inne ryzyka.

A teraz wyobraź sobie, że przy 50 klientach każdą umowę sprawdzasz ręcznie.

Albo jeszcze gorzej:

każdy klient przysyła Ci swój wzór umowy powierzenia, a Ty po prostu go podpisujesz.

To nie jest system.

To jest zarządzanie ryzykiem na pamięć.

FIRMA IT POWINNA MIEĆ SWÓJ STANDARD.

Czyli:

1️⃣ WŁASNY WZÓR UMOWY POWIERZENIA

Dostosowany do rzeczywistych usług:

☁️ chmura
🖥️ serwery
💾 backup
📧 poczta
🔧 administracja systemami
🏥 EDM
🛒 e-commerce
🧑‍💻 helpdesk
🔐 cyberbezpieczeństwo

2️⃣ ARKUSZ WERYFIKACJI UMOWY

Przed podpisaniem sprawdzasz:

✔ przedmiot i czas przetwarzania,
✔ zakres danych,
✔ kategorie osób,
✔ cele przetwarzania,
✔ podprocesorów,
✔ transfery danych,
✔ obowiązki procesora,
✔ bezpieczeństwo,
✔ naruszenia,
✔ audyty,
✔ zakończenie współpracy.

3️⃣ ARKUSZ ZGODNOŚCI USŁUGI Z UMOWĄ

Bo najważniejsze pytanie brzmi:

CZY TO, CO ROBISZ TECHNICZNIE, ZGADZA SIĘ Z TYM, CO PODPISAŁEŚ?

Umowa mówi:

„brak dalszych podmiotów przetwarzających”.

A Ty korzystasz z AWS, Microsoft, Google, zewnętrznego backupu i firmy serwisowej?

Problem.

Umowa mówi:

„dane przechowywane na terenie EOG”.

A część infrastruktury znajduje się poza EOG?

Problem.

Umowa mówi:

„dostęp wyłącznie dla upoważnionego personelu”.

A administratorzy zewnętrznej firmy mają dostęp do systemu?

Problem.

I właśnie dlatego potrzebujesz SYSTEMU.

Nie kolejnego PDF-a.

Nie kolejnej umowy skopiowanej z Internetu.

SYSTEMU OBSŁUGI RODO DLA PROCESORA IT.

Dzięki niemu przy 5 klientach, 50 klientach czy 200 klientach nie zaczynasz za każdym razem od zera.

Masz:

📋 standardową umowę,
📋 checklistę weryfikacyjną,
📋 arkusz kontroli procesora,
📋 rejestr podprocesorów,
📋 procedurę obsługi naruszeń,
📋 procedurę realizacji żądań administratora,
📋 wymagania bezpieczeństwa,
📋 dokumentowanie kontroli.

CO TO DAJE?

Mniej chaosu.

Szybsze podpisywanie umów.

Mniej błędów.

Lepszą obsługę klientów.

Większą przewidywalność.

I przede wszystkim:

możliwość wykazania, że Twoja firma IT rzeczywiście zarządza ochroną danych, a nie tylko podpisuje dokumenty RODO.

Bo kiedy wydarzy się incydent, klient nie będzie pytał:

„Czy macie jakąś umowę powierzenia?”

Zapyta:

„Proszę pokazać, jak zapewniacie bezpieczeństwo danych moich klientów.”

I wtedy dobrze mieć coś więcej niż plik:

„Umowa_powierzenia_final_final2.docx”.

FIRMO IT – ZBUDUJ SWÓJ SYSTEM RODO, ZANIM ZBUDUJE GO ZA CIEBIE INCYDENT.

Przygotowuję dla firm IT pakiet dokumentacji RODO dla procesora, obejmujący m.in.:

🔹 wzór umowy powierzenia,
🔹 arkusz badania umowy,
🔹 arkusz zgodności usług z umową,
🔹 kontrolę podprocesorów,
🔹 wymagania wobec dostawców,
🔹 procedurę obsługi naruszeń,
🔹 dokumentowanie kontroli i nadzoru.

Chcesz sprawdzić, jak taki system można zbudować w Twojej firmie?

📩 Napisz: „IT + RODO”.

Maile: rodoamaj@gmail.com