Firma może nawet nie wiedzieć, że właśnie doszło do przetwarzania danych przez zewnętrzne narzędzie AI

 

SHADOW AI.

Pracownik korzysta z ChatGPT, Gemini, Copilot albo innego narzędzia AI.

Wrzuca:

📄 umowę,
📧 treść maila,
👤 dane klienta,
📊 tabelę pracowników,
🏥 informacje o pacjencie,
📑 dokumentację firmy.

Klik.

I gotowe.

Tylko jest jeden problem.

Firma może nawet nie wiedzieć, że właśnie doszło do przetwarzania danych przez zewnętrzne narzędzie AI.

To właśnie jeden z problemów Shadow AI.

A teraz kilka pytań do przedsiębiorcy:

Czy wiesz, z jakich narzędzi AI korzystają Twoi pracownicy?

Czy wiesz, jakie dane do nich wprowadzają?

Czy firma zaakceptowała korzystanie z tych narzędzi?

Czy sprawdziłeś dostawcę AI?

Czy wiesz, gdzie przetwarzane są dane?

Czy zweryfikowałeś role administratora i procesora?

Czy przeanalizowałeś podstawę prawną przetwarzania?

Czy zrobiłeś analizę ryzyka?

Czy w przypadku danych szczególnych kategorii masz dodatkowe zabezpieczenia?

Czy pracownik wie, czego absolutnie nie wolno mu wkleić do AI?

Jeżeli na kilka pytań odpowiadasz:

„Nie wiem”

to masz problem.

Nie dlatego, że AI jest złe.

Problemem jest AI używane bez zasad i bez kontroli.

Shadow AI może oznaczać:

🔴 niekontrolowane przekazanie danych osobowych,
🔴 ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa,
🔴 przekazanie danych klientów,
🔴 przetwarzanie danych pracowników poza kontrolowanym środowiskiem,
🔴 naruszenie zasady minimalizacji,
🔴 brak możliwości wykazania zgodności z RODO,
🔴 ryzyko naruszenia poufności,
🔴 nieznane przepływy danych,
🔴 niekontrolowane korzystanie z kolejnych dostawców i podmiotów przetwarzających.

I najważniejsze:

zakaz używania AI nie rozwiązuje problemu.

Pracownik może po prostu użyć AI z prywatnego konta.

Dlatego potrzebujesz nie tylko zakazu.

Potrzebujesz:

POLITYKI + PROCEDURY + SZKOLENIA + ANALIZY RYZYKA + KONTROLI.

I właśnie tutaj może pojawić się zewnętrzny IOD.

IOD NA ABONAMENT MOŻE WSPIERAĆ FIRMĘ M.IN. W:

✔ stworzeniu zasad korzystania z AI,
✔ identyfikacji procesów wykorzystujących AI,
✔ analizie ryzyka,
✔ weryfikacji dostawców AI,
✔ ocenie umów powierzenia,
✔ określeniu kategorii danych, których nie wolno wprowadzać do określonych narzędzi,
✔ aktualizacji RCP/ROPA,
✔ wsparciu przy DPIA, jeżeli jest wymagana,
✔ szkoleniu pracowników,
✔ monitorowaniu przestrzegania zasad,
✔ reagowaniu na incydenty.

Dlaczego abonament?

Bo AI nie jest projektem jednorazowym.

Narzędzia się zmieniają.

Pojawiają się nowe funkcje.

Pracownicy znajdują nowe zastosowania.

Firma kupuje kolejne systemy.

Zmieniają się procesy.

Dlatego zamiast:

„Zrobiliśmy politykę AI w 2026 roku i wrócimy do niej kiedyś”

lepiej mieć:

stały nadzór IOD nad tym, jak AI jest wykorzystywana w organizacji.

AI może być ogromnym wsparciem dla biznesu.

Ale Shadow AI może być ogromnym problemem dla administratora.

Nie pytaj więc:

„Czy moi pracownicy używają AI?”

Załóż, że prawdopodobnie używają.

Zapytaj:

„Czy wiem do czego i czy mam nad tym kontrolę?”

IOD zewnętrzny na abonament – ochrona danych nie tylko wtedy, gdy pojawia się problem.

📩 Jeśli chcesz uporządkować AI w swojej firmie i sprawdzić, czy nie masz problemu z Shadow AI – napisz do mnie: „SHADOW AI”.

Maile: rodoamaj@gmail.com