Checklista RODO – Oceny pracownicze

 

Praktyczna checklista dla działu HR, którą można wykorzystać podczas audytu lub bieżącej weryfikacji zgodności ocen pracowniczych z RODO.

---

✅ Checklista RODO – Oceny pracownicze

I. Podstawa prawna

• Czy proces oceny ma jasno określoną podstawę prawną (art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO oraz pozytywny wynik testu równowagi)?
• Czy nie stosujemy zgody pracownika jako podstawy oceny?

II. Zakres danych

• Czy zbierane dane dotyczą wyłącznie pracy i kompetencji zawodowych?
• Czy eliminujemy informacje nadmiarowe (np. o życiu prywatnym, wyglądzie, poglądach)?

III. Przejrzystość

• Czy pracownik otrzymał klauzulę informacyjną o zasadach oceny (cel, okres przechowywania, odbiorcy danych)?
• Czy kryteria oceny są jasne i dostępne dla pracowników?

IV. Dostęp i prawa pracownika

• Czy pracownik ma dostęp do swojej oceny?
• Czy istnieje procedura sprostowania danych, jeśli ocena zawiera nieprawidłowości?
• Czy pracownik może zgłosić sprzeciw, jeśli podstawa oceny to uzasadniony interes?

V. Poufność i bezpieczeństwo

• Czy dostęp do ocen mają tylko osoby uprawnione (przełożony, HR)?
• Czy dokumenty/plik z ocenami są odpowiednio zabezpieczone (hasła, zamknięte szafy, kontrola dostępu)?
• Czy oceny nie są przekazywane w formie publicznej (np. grupowe e-maile, tablice ogłoszeń)?

VI. Okres przechowywania

• Czy czas przechowywania wyników oceny jest ograniczony (np. do kolejnej oceny lub okresu przedawnienia roszczeń)?
• Czy mamy procedurę regularnego usuwania lub anonimizacji starych ocen?

VII. Profilowanie i decyzje automatyczne

• Czy ocena nie opiera się wyłącznie na automatycznym profilowaniu bez udziału człowieka?
• Jeśli korzystamy z systemów HR – czy zapewniono możliwość odwołania się od decyzji?

VIII. Dokumentacja

• Czy oceny pracownicze są ujęte w rejestrze czynności przetwarzania danych?
• Czy proces jest opisany w polityce ochrony danych osobowych?
• Czy test równowagi ma wynik pozytywny i jest zatwierdzony przez Administratora oraz jego kopia jest udostępniona osobom zarządzającym procesem Oceny Pracowniczej?

---

✅ Uwaga praktyczna: Taka checklista może być załącznikiem do procedury ocen okresowych albo stanowić narzędzie dla Inspektora Ochrony Danych (IOD) do regularnych przeglądów.

---