Najczęstsze błędy pracodawców przy ocenach
pracowniczych powodują problemy z RODO.
Oto lista wraz z krótkim komentarzem:
Typowe błędy pracodawcy w zakresie ocen pracowniczych a
RODO
- Brak
podstawy prawnej lub oparcie oceny na zgodzie pracownika
- Pracodawcy
czasem proszą o „zgodę na ocenę okresową”. To błąd, bo zgoda w stosunku
pracy nie jest dobrowolna. Prawidłową podstawą jest uzasadniony interes,
obowiązek prawny lub niezbędność do wykonania umowy.
- Zbieranie
danych nadmiarowych i nieadekwatnych
- W
ocenach pojawiają się komentarze dotyczące życia prywatnego, wyglądu czy
przekonań pracownika. To narusza zasadę minimalizacji (art. 5 RODO).
- Brak
przejrzystości wobec pracownika
- Nieraz
pracownik nie wie, jakie kryteria są stosowane i jakie informacje są
gromadzone. Brak klauzuli informacyjnej lub niejasne kryteria narusza
art. 13 RODO.
- Udostępnianie
ocen nieuprawnionym osobom
- Błąd
to wysyłanie ocen e-mailem w kopii do szerokiego grona, omawianie ich
publicznie czy pozostawianie dokumentacji dostępnej dla całego działu. To
złamanie zasady poufności.
- Zbyt
długi okres przechowywania danych
- Pracodawcy
często archiwizują oceny „na zawsze”. Tymczasem przechowywanie powinno
być ograniczone do okresu potrzebnego (np. cykl ocen okresowych, czas
rozliczeń kadrowych, przedawnienie roszczeń).
- Brak
możliwości wglądu i sprostowania
- Pracownik
ma prawo do wglądu do danych i korekty, jeśli zawierają nieprawdziwe
informacje. Odmowa lub brak procedury narusza art. 15 i 16 RODO.
- Profilowanie
automatyczne bez podstawy
- Niektóre
systemy HR generują oceny w pełni automatycznie, np. poprzez algorytmy
KPI. Jeśli decyzja kadrowa (np. brak awansu) opiera się wyłącznie na
takim profilowaniu – to naruszenie art. 22 RODO.
- Niewystarczające
zabezpieczenia techniczne i organizacyjne
- Przechowywanie
ocen w arkuszach Excel bez haseł, w otwartych szafach lub przesyłanie
przez niezabezpieczoną pocztę – to naruszenie art. 32 RODO.
- Brak
dokumentacji przetwarzania (rejestr czynności)
- Często
pracodawcy nie wpisują ocen okresowych do rejestru czynności
przetwarzania. To uchybienie formalne, które wychodzi podczas kontroli
UODO.
✅ Podsumowanie:
Najczęstsze błędy pracodawców to: brak prawidłowej podstawy prawnej, nadmiarowe
dane, brak przejrzystości, nadmierne udostępnianie i przechowywanie ocen, brak
respektowania praw pracownika oraz niewłaściwe zabezpieczenia. Każdy z tych
błędów nie tylko rodzi ryzyko naruszenia RODO, ale też pogarsza atmosferę i
zaufanie w miejscu pracy.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz