Mapa przepływu danych osobowych w spedycji

 

Poniżej przygotowałem mapę przepływu danych osobowych w procesie spedycji (od momentu przyjęcia zlecenia aż do zakończenia dostawy).

---

📌 Mapa przepływu danych osobowych w spedycji

1. Przyjęcie zlecenia transportowego

• Źródło danych: klient (osoba fizyczna / firma / JDG)
• Zakres danych osobowych:
• imię, nazwisko, adres, e-mail, telefon (nadawcy/odbiorcy, jeśli są osobami fizycznymi)
• dane kontaktowe pracowników kontrahenta
• Cel przetwarzania: zawarcie i realizacja umowy spedycji

---

2. Planowanie i organizacja transportu

• Źródło danych: wewnętrzny system TMS/CRM
• Zakres danych:
• dane kierowcy (imię, nazwisko, telefon, nr prawa jazdy)
• numer rejestracyjny pojazdu (powiązany z osobą fizyczną)
• dane zlecającego transport
• Cel: przypisanie przewoźnika/kierowcy do zlecenia

---

3. Dokumentacja transportowa

• Dokumenty: list przewozowy (CMR), zlecenie transportowe, faktury
• Zakres danych:
• nadawca, odbiorca (jeśli osoby fizyczne/JDG)
• dane kontaktowe osób odpowiedzialnych za odbiór/dostawę
• Cel: prawidłowa realizacja przewozu i obowiązki prawne (np. fakturowanie, podatki)

---

4. Realizacja przewozu

• Źródła danych: GPS, telematyka, kontakt telefoniczny
• Zakres danych:
• lokalizacja pojazdu (powiązana z kierowcą)
• numery telefonów kierowców i klientów
• ewentualne nagrania z monitoringu (np. z terminali/magazynów)
• Cel: monitorowanie realizacji usługi, zapewnienie bezpieczeństwa

---

5. Odprawa celna (jeśli dotyczy)

• Dokumenty: SAD, faktury, dokumenty tożsamości
• Zakres danych:
• dane osoby zgłaszającej (imię, nazwisko, nr dowodu/paszportu)
• dane odbiorcy/nadawcy (osoba fizyczna/JDG)
• Cel: spełnienie obowiązków prawnych w handlu międzynarodowym

---

6. Rozliczenia i archiwizacja

• Źródła danych: system finansowo-księgowy, dokumentacja papierowa/elektroniczna
• Zakres danych:
• dane kontrahenta (osoba fizyczna/JDG)
• dane na fakturach (adres, NIP, imię i nazwisko)
• Cel: księgowość, archiwizacja zgodnie z wymogami prawnymi

---

7. Obsługa reklamacji i roszczeń

• Źródła danych: klient, ubezpieczyciel, dokumentacja transportowa
• Zakres danych:
• dane klienta (imię, nazwisko, adres, kontakt)
• dane kierowcy (jeśli wymagane przy wyjaśnieniach szkód)
• Cel: realizacja praw i obowiązków z umowy przewozu

---

🔹 Dzięki tej mapie można łatwiej zidentyfikować gdzie i po co są przetwarzane dane osobowe, a także wdrożyć odpowiednie środki RODO (m.in. rejestr czynności przetwarzania, polityka retencji, zabezpieczenia IT).

---