Skutki braku procedury sprostowania danych w procesie reklamacji

 

Brak procedury sprostowania danych w procesie reklamacji może mieć realne konsekwencje prawne, organizacyjne i dla samych klientów.

---

❗ Skutki braku procedury sprostowania danych w procesie reklamacji

1) Niezrealizowanie prawa z art. 16 RODO

Jeżeli klient zgłasza błąd w danych (np. pomyłka w adresie, numerze zamówienia czy danych kontaktowych), a firma nie ma procedury obsługi takich wniosków, najczęściej dochodzi do opóźnienia lub całkowitego braku reakcji.
➡ Skutek: formalne naruszenie RODO — niezrealizowanie prawa do sprostowania.

---

2) Opóźnienia lub błędne rozpatrzenie reklamacji

Bez poprawnych danych:

• reklamacja może być przypisana do niewłaściwej osoby,
• informacja zwrotna może nie dotrzeć do klienta,
• firma analizuje nieaktualne lub nieprawdziwe dane.

➡ Skutek: realna szkoda dla klienta i zwiększone ryzyko sporu.

---

3) Ryzyko naruszenia integralności danych

Brak procedury oznacza często:

• brak rejestru,
• brak kontroli kto i kiedy zmienia dane,
• możliwość dokonania zmian przez nieuprawnione osoby.

➡ Skutek: naruszenie zasady prawidłowości danych i zasady integralności (art. 5 RODO).

---

4) Wydłużenie czasu obsługi reklamacji

Bez jasnych instrukcji:

• pracownicy nie wiedzą, kto odpowiada za korektę danych,
• poprawki są zgłaszane „na oko”, e-mailem, ustnie,
• zgłoszenia krążą między działami.

➡ Skutek: chaos operacyjny, wyższe koszty i niezadowolenie klienta.

---

5) Większe ryzyko naruszeń danych osobowych

Improwizowane działania przy sprostowaniach (np. przesyłanie danych między działami bez kontroli) zwiększają ryzyko:

• ujawnienia danych nieuprawnionym osobom,
• pomylenia danych klientów.

➡ Skutek: potencjalne zgłoszenie naruszenia do UODO + konsekwencje wizerunkowe.

---

6) Brak rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO)

Brak procedury = brak dowodu, że ADO działa prawidłowo.
W przypadku skargi klienta administrator nie będzie w stanie wykazać, że:

• przyjął żądanie sprostowania,
• odpowiednio je obsłużył,
• zareagował bez zbędnej zwłoki ale nie dłużej niż miesiąc.

➡ Skutek: wysoka podatność na zarzut naruszenia obowiązków administratora.

---

7) Zwiększone ryzyko sankcji

UODO może uznać brak procedury za:

• naruszenie praw osób,
• naruszenie zasady rozliczalności,
• naruszenie zasad przetwarzania danych (prawidłowość, integralność).

➡ Skutek: ryzyko kary finansowej i nakazów naprawczych.

---