czwartek, 4 grudnia 2025

jakie dane osobowe przetwarzane są w ramach reklamacji


 

W ramach reklamacji najczęściej przetwarzane są dane osobowe niezbędne do przyjęcia, rozpatrzenia i obsługi reklamacji. Zakres zależy od rodzaju produktu/usługi i kanału zgłoszenia, ale typowo obejmuje:


1. Dane identyfikacyjne klienta

  • imię, nazwisko
  • numer klienta / numer zamówienia
  • login (jeśli reklamacja dotyczy konta online)

2. Dane kontaktowe

  • adres e-mail
  • numer telefonu
  • adres korespondencyjny (gdy np. odsyła się towar lub wysyła odpowiedź pocztą)

3. Dane związane z transakcją

  • data i miejsce zakupu
  • dane o produkcie/usłudze
  • numer paragonu/faktury
  • sposób płatności (bez pełnych danych karty)

4. Treść zgłoszenia reklamacyjnego

  • opis wady, problemu lub roszczenia
  • korespondencja z klientem (e-maile, formularze, czat)

5. Dane z dokumentacji dowodowej (jeśli klient ją załącza)

  • zdjęcia produktu
  • nagrania wideo
  • skany dokumentów (np. potwierdzenie zakupu)

6. Dane logistyczne związane z wysyłką / odbiorem towaru

  • adres nadawcy/odbiorcy
  • numer przesyłki

Co ważne z perspektywy RODO:

  • Administrator powinien przetwarzać tylko te dane, które są konieczne do obsługi reklamacji (zasada minimalizacji).
  • Podstawą prawną jest najczęściej art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działań przedumownych oraz/lub lit. c – obowiązek prawny wynikający z przepisów o rękojmi/ gwarancji.
  • Dane z reklamacji przechowuje się zwykle przez okres trwania rękojmi/gwarancji + okres przedawnienia roszczeń.

środa, 3 grudnia 2025

Jakie dane osobowe przetwarza się w dziale handlowym


 Handlowcy to często „punkt styku” firmy z klientem, więc przetwarzają bardzo dużo danych osobowych… często nie zdając sobie z tego sprawy.


💼 Jakie dane osobowe przetwarza się w dziale handlowym?

Dział handlowy to kopalnia danych osobowych – zarówno klientów, jak i partnerów biznesowych.
Najczęściej są to:

🧍‍♂️ 1️ Dane klientów i kontrahentów:

  • imię i nazwisko,
  • stanowisko, firma, NIP, adres e-mail, numer telefonu,
  • adres dostawy, dane do faktury,
  • historia zakupów i płatności,
  • notatki z rozmów i spotkań (często z danymi wrażliwymi, np. o planach biznesowych).

💻 2️ Dane w systemach CRM i marketing automation:

  • dane kontaktowe pozyskane z zapytań ofertowych, leadów, kampanii, eventów,
  • historia kontaktów, status klienta, wyniki kampanii,
  • dane o otwarciach maili i kliknięciach w newsletterze.

🤝 3️ Dane osób, z którymi handlowiec współpracuje:

  • dane dostawców, dystrybutorów, przedstawicieli, partnerów handlowych,
  • dane uczestników spotkań, konferencji, wydarzeń branżowych.

🔓 Jak dane mogą wyciec w dziale handlowym?

Handlowcy często pracują mobilnie i korzystają z wielu narzędzi — a to zwiększa ryzyko wycieku.
Oto najczęstsze scenariusze:

📱 1. Brak zabezpieczeń urządzeń

  • laptop lub telefon służbowy bez hasła lub szyfrowania,
  • wysyłanie danych klientów przez prywatny e-mail lub komunikator,
  • korzystanie z publicznego Wi-Fi podczas pracy w terenie.

📤 2. Wyciek przez narzędzia i integracje

  • przesyłanie danych klientów do narzędzi AI, które przetwarzają je poza UE,
  • nieautoryzowane eksporty danych z CRM-a,
  • automatyczne integracje marketingowe bez weryfikacji, jakie dane są przesyłane.

📧 3. Błędy ludzkie

  • wysyłka oferty lub danych nie do tego klienta (literówka w adresie e-mail),
  • załączenie niewłaściwego pliku z danymi innych kontrahentów,
  • notatki o klientach (np. „niepłatnik”, „ma problemy”) widoczne dla nieuprawnionych osób.

🗂️ 4. Brak kontroli nad danymi po odejściu pracownika

  • brak zablokowania konta w CRM,
  • prywatne kopie danych klientów, np. na pendrive’ach lub prywatnym laptopie,
  • przechowywanie danych w notatnikach, arkuszach Excel, kalendarzach Google itp.
  • Nie usunięto służbowego konta pocztowego typu: imię_nazwisko@domena.pl lub inicjału imienia z nazwiskiem (taki maile to dane osobowe pracownika).

🧠 Jak chronić dane osobowe w dziale handlowym?

stosować szyfrowanie i hasła na urządzeniach mobilnych,
nie korzystać z prywatnych kanałów komunikacji do kontaktu z klientami,
regularnie aktualizować systemy CRM i ograniczać dostęp do danych,
weryfikować, jakie dane są przekazywane do zewnętrznych narzędzi (np. AI, reklamy),
szkolić handlowców z zasad ochrony danych i tajemnicy handlowej,
usuwać dane klientów po zakończeniu współpracy, jeśli nie ma podstawy do dalszego przetwarzania.


💬 Podsumowując:
Dla handlowców dane osobowe to codzienne narzędzie pracy.
Ale każdy e-mail, CRM czy notatka o kliencie to też potencjalne źródło ryzyka wycieku, jeśli nie są właściwie chronione.


wtorek, 2 grudnia 2025

Jakie dane osobowe przetwarza się na produkcji


 Działy produkcji często mówią: „u nas nie ma danych osobowych”, a tymczasem… mają ich całkiem sporo

🏭 Jakie dane osobowe przetwarza się na produkcji?

Dział produkcji przetwarza dane głównie dotyczące pracowników i osób współpracujących, ale często też dane dostawców, serwisantów czy kontrahentów.
Najczęstsze kategorie danych to:

👷‍♂️ 1️ Dane pracowników:

  • imię i nazwisko,
  • numer ewidencyjny / ID pracownika,
  • stanowisko, zmiana, dział,
  • dane z kart dostępu (wejścia/wyjścia),
  • wizerunek z monitoringu (CCTV),
  • nagrania z kamer przy stanowiskach pracy,
  • dane w systemach rejestracji czasu pracy (RCP).

⚙️ 2️ Dane w dokumentacji produkcyjnej:

  • listy obecności, grafiki zmian,
  • raporty wydajności powiązane z konkretnym pracownikiem,
  • zapisy z maszyn (np. kto logował się do urządzenia lub wykonał daną partię produkcyjną).

🧰 3️ Dane osób z zewnątrz:

  • dane osobowe serwisantów, kontrahentów wchodzących na teren zakładu,
  • numery rejestracyjne pojazdów,
  • wpisy w księdze wejść i wyjść.

🔓 Jak dane mogą wyciec z produkcji?

Wycieki w działach produkcyjnych to często ciche incydenty, które pozostają niezauważone.
Oto typowe scenariusze:

🧩 1. Monitoring i urządzenia rejestrujące

  • brak ograniczenia dostępu do nagrań z kamer (np. każdy kierownik może je pobierać),
  • nagrania kopiowane na prywatne nośniki,
  • zbyt długi okres przechowywania nagrań,
  • brak oznaczeń o monitoringu.

📋 2. Dokumentacja papierowa

  • listy obecności lub grafiki zmian wiszące publicznie przy wejściu,
  • raporty z nazwiskami zostawione na stanowiskach pracy,
  • brak niszczenia wydruków po wykorzystaniu.

💻 3. Systemy informatyczne i maszyny

  • loginy i hasła udostępniane między pracownikami,
  • brak wylogowywania się z systemu MES / ERP,
  • zdalny dostęp do maszyn lub serwerów bez zabezpieczeń.

🧑‍💼 4. Błędy ludzkie

  • wysyłka raportu z danymi pracowników do niewłaściwej osoby,
  • udostępnienie nagrań z monitoringu bez podstawy prawnej,
  • nieuwaga przy przekazywaniu danych np. do kadr lub HR.

🧠 Jak chronić dane osobowe na produkcji?

ograniczyć dostęp do nagrań i raportów tylko do osób uprawnionych,
zabezpieczyć dokumenty papierowe (np. zamykane szafki, niszczarki),
szkolić pracowników z podstaw RODO i poufności,
regularnie audytować systemy rejestrujące pracę,
skrócić okres przechowywania nagrań do niezbędnego minimum,
zapewnić oznaczenia o monitoringu w widocznych miejscach.


💬 Podsumowując:
Na produkcji danych osobowych jest więcej, niż się wydaje.
Wizerunek, raport wydajności czy karta wejścia — to wszystko dane osobowe, które trzeba chronić tak samo jak dane klientów czy pracowników biurowych.



niedziela, 30 listopada 2025

Skutki braku procedury sprostowania danych w procesie reklamacji


 

Brak procedury sprostowania danych w procesie reklamacji może mieć realne konsekwencje prawne, organizacyjne i dla samych klientów.


Skutki braku procedury sprostowania danych w procesie reklamacji

1) Niezrealizowanie prawa z art. 16 RODO

Jeżeli klient zgłasza błąd w danych (np. pomyłka w adresie, numerze zamówienia czy danych kontaktowych), a firma nie ma procedury obsługi takich wniosków, najczęściej dochodzi do opóźnienia lub całkowitego braku reakcji.
Skutek: formalne naruszenie RODO — niezrealizowanie prawa do sprostowania.


2) Opóźnienia lub błędne rozpatrzenie reklamacji

Bez poprawnych danych:

  • reklamacja może być przypisana do niewłaściwej osoby,
  • informacja zwrotna może nie dotrzeć do klienta,
  • firma analizuje nieaktualne lub nieprawdziwe dane.

Skutek: realna szkoda dla klienta i zwiększone ryzyko sporu.


3) Ryzyko naruszenia integralności danych

Brak procedury oznacza często:

  • brak rejestru,
  • brak kontroli kto i kiedy zmienia dane,
  • możliwość dokonania zmian przez nieuprawnione osoby.

Skutek: naruszenie zasady prawidłowości danych i zasady integralności (art. 5 RODO).


4) Wydłużenie czasu obsługi reklamacji

Bez jasnych instrukcji:

  • pracownicy nie wiedzą, kto odpowiada za korektę danych,
  • poprawki są zgłaszane „na oko”, e-mailem, ustnie,
  • zgłoszenia krążą między działami.

Skutek: chaos operacyjny, wyższe koszty i niezadowolenie klienta.


5) Większe ryzyko naruszeń danych osobowych

Improwizowane działania przy sprostowaniach (np. przesyłanie danych między działami bez kontroli) zwiększają ryzyko:

  • ujawnienia danych nieuprawnionym osobom,
  • pomylenia danych klientów.

Skutek: potencjalne zgłoszenie naruszenia do UODO + konsekwencje wizerunkowe.


6) Brak rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO)

Brak procedury = brak dowodu, że ADO działa prawidłowo.
W przypadku skargi klienta administrator nie będzie w stanie wykazać, że:

  • przyjął żądanie sprostowania,
  • odpowiednio je obsłużył,
  • zareagował bez zbędnej zwłoki ale nie dłużej niż miesiąc.

Skutek: wysoka podatność na zarzut naruszenia obowiązków administratora.


7) Zwiększone ryzyko sankcji

UODO może uznać brak procedury za:

  • naruszenie praw osób,
  • naruszenie zasady rozliczalności,
  • naruszenie zasad przetwarzania danych (prawidłowość, integralność).

Skutek: ryzyko kary finansowej i nakazów naprawczych.


sobota, 29 listopada 2025

„efekt kuli śnieżnej” w RODO


 

🧨 „Efekt kuli śnieżnej” w RODO — czyli jak drobny incydent może rozjechać firmę

W kontekście ochrony danych osobowych efekt kuli śnieżnej polega na tym, że niewielkie, często zignorowane zdarzenie (np. wysłanie maila do złego odbiorcy czy zgubiony pendrive) uruchamia lawinę kolejnych konsekwencji, jeśli organizacja nie reaguje właściwie i na czas.


1️ Faza pierwsza — mały incydent, duże zlekceważenie

Zaczyna się niewinnie: ktoś popełnia błąd, ale „to przecież nic takiego”.
Nikt nie zgłasza sprawy IOD-owi, nie wpisuje incydentu do rejestru, nie analizuje ryzyka.
W ten sposób firma traci pierwszy moment, w którym mogła jeszcze wszystko zatrzymać.


2️ Faza druga — brak reakcji i brak procedur

Ponieważ nikt nie reaguje, problem nie trafia do systemu zarządzania bezpieczeństwem.
To oznacza, że kolejne podobne błędy będą się powtarzać, bo:

  • pracownicy nie wiedzą, co jest incydentem,
  • nie ma jasnej ścieżki zgłaszania,
  • brak osoby odpowiedzialnej za analizę i działania naprawcze.

Efekt? Firma żyje w przekonaniu, że „nic się nie dzieje”, choć w tle już dzieje się sporo.


3️ Faza trzecia — kolejne incydenty, coraz większe ryzyko

Bez korekty procesów, drobne błędy zaczynają się kumulować.
Z czasem:

  • pojawiają się realne wycieki danych,
  • rośnie liczba osób, których dane mogły zostać ujawnione,
  • zaczynają się skargi od klientów lub pracowników.

To moment, gdy z małej kuli robi się lawina.


4️ Faza czwarta — kontrola i konsekwencje

W końcu ktoś (np. osoba, której dane wyciekły) zgłasza sprawę do UODO.
Urząd prosi o dokumentację incydentów i analiz ryzyka.
A firma nie ma ani jednego wpisu w rejestrze, żadnych dowodów działań, żadnej procedury.
W tym momencie nie broni się już z samego naruszenia, tylko braku zarządzania ryzykiem — i to tu zapadają największe kary.


5️ Faza piąta — utrata zaufania i koszty naprawy

Po kontroli pojawiają się:

  • obowiązek wdrożenia zmian,
  • obowiązek poinformowania osób, których dane wyciekły,
  • potencjalne pozwy cywilne,
  • kryzys wizerunkowy, który ciągnie się miesiącami.

To klasyczny efekt domina: jedno zlekceważenie uruchamia szereg strat finansowych, prawnych i reputacyjnych.


🧩 Wniosek: RODO nie wymaga perfekcji — wymaga reakcji

Żadna firma nie uniknie incydentów, ale każda może uniknąć efektu kuli śnieżnej.
Wystarczy mieć:

  • procedurę reagowania na incydenty,
  • szkolonych pracowników,
  • rejestr i analizę ryzyka,
  • gotowy plan działań naprawczych.

Najprościej wykupić abonamentową usługę obsługi przez eksperta z RODO. Masz w niej kilka darmowych godzin w miesiącu, ale też niższą cenę za godzinę niż tak z doskoku. Nawet jak będziesz miał spotkanie online raz w miesiącu to spokojnie rozwiążesz większość swoich problemów w tym obszarze. Jest wielu IOD, którzy pracują zdalnie, od pandemii, gdzie wszyscy się przekonali, że tak też można pracować.

piątek, 28 listopada 2025

Kierowca żąda zapomnienia z RODO - pismo

 


Poniżej znajdziesz gotowy, profesjonalny wzór pisma kierowcy żądającego usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) od spedycji oraz firmy załadunkowej/odbiorcy, zgodnie z art. 17 RODO.
Możesz je wysłać mailem lub listem.


WZÓR PISMA – ŻĄDANIE USUNIĘCIA DANYCH (ART. 17 RODO)

                                                                                                  Miejscowość, data: [.................]

[Imię i nazwisko kierowcy]
[Adres]
[Telefon / e-mail – opcjonalnie]

[Nazwa spedycji lub firmy odbierającej towar]
[Adres firmy]



ŻĄDANIE USUNIĘCIA DANYCH OSOBOWYCH („PRAWO DO BYCIA ZAPOMNIANYM”) – art. 17 RODO

Działając jako osoba, której dane dotyczą, na podstawie art. 17 ust. 1 RODO, zwracam się z żądaniem niezwłocznego usunięcia wszystkich moich danych osobowych, jakie Państwa firma przetwarza w związku z:
[np. realizacją zlecenia transportowego nr…, dostawą z dnia…, wjazdem na teren zakładu…]

1. Zakres żądania usunięcia danych

Wnoszę o trwałe usunięcie m.in.:

  • danych identyfikacyjnych: imię i nazwisko,
  • numerów dokumentów,
  • numeru telefonu,
  • danych dotyczących pojazdu: nr rejestracyjny, nr naczepy,
  • danych pozyskanych przy wjeździe na teren zakładu (monitoring, rejestr wjazdów/wyjazdów, lista gości, systemy bramowe),
  • innych danych przetwarzanych w związku z realizacją zgłoszonego zlecenia transportowego.

Jeżeli przetwarzają Państwo dodatkowe dane – proszę o ich uwzględnienie.

2. Podstawa prawna żądania

Zgodnie z art. 17 RODO wnoszę o usunięcie danych, ponieważ:

  • dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane,
  • cofam zgodę (jeśli przetwarzanie opierało się na zgodzie),
  • wnoszę sprzeciw wobec przetwarzania danych w oparciu o prawnie uzasadniony interes.

3. Dodatkowe żądania (art. 19 RODO i art. 12 RODO)

Proszę o:

  1. potwierdzenie na piśmie, że dane zostały usunięte,
  2. wskazanie zakresu danych usuniętych i systemów, z których zostały usunięte,
  3. poinformowanie podmiotów, którym dane były ujawnione, o konieczności ich usunięcia,
  4. przesłanie odpowiedzi bez zbędnej zwłoki a w każdym razie w terminie maksymalnie miesiąca, zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO.

4. Forma kontaktu

Proszę o odpowiedź na adres:
[adres do korespondencji / e-mail]


[Podpis osoby składającej żądanie]



Narzędzia do RODO

 


Kurs RODO dla JDG

Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i zastanawiasz się, czy RODO dotyczy także Ciebie?

Tak – nawet JDG musi spełniać wymagania ochrony danych osobowych.

Dlatego stworzyliśmy kurs „RODO dla JDG”, który krok po kroku pokaże Ci, jak w prosty sposób wdrożyć przepisy RODO w małej firmie – bez prawniczego żargonu i zbędnych kosztów.
W kursie otrzymasz:proste wyjaśnienie obowiązków RODO dla JDG,
gotowe wzory dokumentów i klauzul,
instrukcję zabezpieczenia danych klientów,
praktyczne przykłady z życia przedsiębiorców,
analiza ryzyka ze szczegółowym omówieniem,
wiedzę, która pozwoli Ci uniknąć błędów i kar.
Dlaczego warto?Oszczędzasz czas i pieniądze – wszystko w jednym miejscu.
Zyskujesz pewność, że działasz legalnie i profesjonalnie.
Budujesz zaufanie klientów, którzy widzą, że dbasz o ich dane.

Dzięki narzędziu zyskasz pewność, że Twoja firma działa zgodnie z prawem i buduje zaufanie klientów.

Już dziś zabezpiecz swoją firmę i śpij spokojnie!
Link:


Kurs Badanie Trzeźwości i na Narkotyki Pracownika a RODO

Kurs jest przeznaczony dla osób organizujących i wykonujących badanie trzeźwości w pracy. 
Również dla komórek kadrowych czy zajmujących się monitoringiem wizyjnym. Daje również wiedzę każdej osobie, na której wykonano badanie pod względem zgodności z RODO. Kurs służy pomocą dla osób, które powołano do Komisji Badania Trzeźwości i Obecności na Narkotyki. 
Każdy Administrator może prześledzić czynności i dowiedzieć się jak powinien rozwiązać to zagadnienie w swojej Firmie. Dołączona Ocena Skutków dla Ochrony Danych jest gotowym dokumentem, który pozwala przetwarzać dane w zgodzie z RODO. 

Z Kursu dowiemy się jak 
analizować zmieniające się przepisy w kontekście RODO. 
Jak ustalać czynności przetwarzania oraz analizować ryzyko naruszenia praw i wolności osób, których dane osobowe przetwarzamy. 
Dokładnie prześledzimy proces przetwarzania takich danych oraz zakresy obowiązków jakie muszą mieć określone osoby funkcyjne. 
Poznamy mechanizmy zabezpieczeń i sposoby sprawdzania czy są prawidłowo stosowane. Zrozumiemy, jak współpracować z Policją w tym zakresie oraz Kancelarią prawną czy usługodawcą serwera. 
Poznamy, jak zrealizować uprawnienia osób oraz ich żądania, ponieważ badanie trzeźwości czy na narkotyki może naruszać prawa i wolności tych osób. 
To skomplikowane przedsięwzięcie w którym sporo osób w firmie będzie ponosić odpowiedzialność za ewentualne błędy z RODO. 
Poznamy również rolę Inspektora Ochrony Danych (IOD) w całym procesie oraz jaka jest jego rola w Ocenie Skutków dla Ochrony Danych.
Link:


Kurs zawarcie i realizacja umowy od A- Z w zgodzie z RODO

Kurs przeznaczony jest dla pracowników zajmujących się zawieranie umów, sprzedażą lub ofertowanie usług. Może być też wykorzystany przez kierowników komórek zajmujących się organizację takich czynności w firmie. Jest też przeznaczone dla inspektorów ochrony danych jako swoistego rodzaju test takiego przedsięwzięcia w firmy.

Kurs opisuje w etapach czynności realizacji sprzedaży lub zawieraniu umów, opisuje zakres upoważnia czy analizę ryzyka. Podzielony jest na etap ofertowania, gdzie należy spełnić obowiązek informacyjny zarejestrować newslettera czy oszacować cenę zamówienia. Etap zawarcia i realizacji umowy, gdzie przechodzimy przez proces wniosków przetargowych oraz zawarcie i realizację umowy sprzedaży lub kupna.

Każdy etap je szczegółowo omówione pod względem RODO oraz kolejności czynności jakie należy wykonać. W czynnościach tych opisano postępowanie od upoważnienia do przetwarzania, poprzez obowiązek informacyjny, cykl życia danych, analizę ryzyka oraz umowę powierzenia danych osobowych. Przykłady opisane są na podstawie funkcjonowania firm i w taki sposób, aby były zrozumiałe dla osób początkujących w RODO.

Do kursu dołączono wzory dokumentów, analizy ryzyka, wzór umowy powierzenia itp. Wszystkie niezbędne dokumenty do realizacji w całości procesu zawarcia i realizacji umowy pod względem RODO.

Kurs pozwala zweryfikować sposób rozwiązań RODO w firmie i porównać, czy Wszystko jest zgodnie z rozporządzeniem. Stanowi swoisty test sprawdzeń rozwiązań organizacyjnych w zgodzie z rozporządzeniem co może służyć do weryfikacji przyjętych rozwiązań.
Link:

Post Polecany

Narzędzia do RODO

  Kurs RODO dla JDG Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i zastanawiasz się, czy RODO dotyczy także Ciebie? Tak – nawet JDG musi ...

Popularne Posty