Rekruter i incydent co da się zrobić a co nie

 

Rekruter przetworzył dane osobowe kandydatów za pomocą AI ale zapomniał o tym powiadomić w klauzuli informacyjnej z RODO. AI działa w ten sposób że w zautomatyzowany sposób weryfikuje kandydatów i ze 100 wybiera 5.

 

++++++++++++++

⚠️ Uwaga Rekruterze! Ten błąd może Cię sporo kosztować – również wizerunkowo.

Coraz częściej w procesach rekrutacyjnych korzysta się z narzędzi AI, które pomagają szybko przeanalizować aplikacje kandydatów. To świetne wsparcie… pod warunkiem, że pamiętasz o RODO.

A co jeśli – jak w tej historii 👇

Rekruter wykorzystał system AI do automatycznej weryfikacji kandydatów. Narzędzie „przesiało” 100 CV i wskazało 5 najlepszych. Problem w tym, że rekruter nie poinformował o tym kandydatów w klauzuli informacyjnej.

Brzmi niewinnie? Niestety, to poważne naruszenie RODO.

🔍 Dlaczego to jest problem?

Jeśli stosujesz AI, które automatycznie profiluje, kategoryzuje lub selekcjonuje kandydatów, to:

• musisz poinformować o tym w klauzuli informacyjnej,
• opisać logikę działania narzędzia, przynajmniej ogólnie,
• wskazać, że decyzja ma element automatyzacji oraz
• zapewnić kandydatowi prawo do sprzeciwu i żądania interwencji człowieka.

Brak takiej informacji = naruszenie obowiązku informacyjnego, a to jedna z najczęstszych przyczyn kar w obszarze HR.

🛡️ Jak temu zapobiec?

• Upewnij się, że Twoja klauzula informacyjna uwzględnia wszystkie narzędzia AI, jakie wykorzystujesz.
• Przeanalizuj proces rekrutacyjny pod kątem automatycznego podejmowania decyzji.
• Zadbaj o transparentność – kandydaci mają prawo wiedzieć, że analiza ich CV odbywa się w sposób zautomatyzowany.

Pamiętaj: AI nie zwalnia z RODO. AI dodaje obowiązki.

++++++++++++++++++++++++

jakie dane osobowe przetwarzane są w ramach reklamacji

 

W ramach reklamacji najczęściej przetwarzane są dane osobowe niezbędne do przyjęcia, rozpatrzenia i obsługi reklamacji. Zakres zależy od rodzaju produktu/usługi i kanału zgłoszenia, ale typowo obejmuje:

---

1. Dane identyfikacyjne klienta

• imię, nazwisko
• numer klienta / numer zamówienia
• login (jeśli reklamacja dotyczy konta online)

2. Dane kontaktowe

• adres e-mail
• numer telefonu
• adres korespondencyjny (gdy np. odsyła się towar lub wysyła odpowiedź pocztą)

3. Dane związane z transakcją

• data i miejsce zakupu
• dane o produkcie/usłudze
• numer paragonu/faktury
• sposób płatności (bez pełnych danych karty)

4. Treść zgłoszenia reklamacyjnego

• opis wady, problemu lub roszczenia
• korespondencja z klientem (e-maile, formularze, czat)

5. Dane z dokumentacji dowodowej (jeśli klient ją załącza)

• zdjęcia produktu
• nagrania wideo
• skany dokumentów (np. potwierdzenie zakupu)

6. Dane logistyczne związane z wysyłką / odbiorem towaru

• adres nadawcy/odbiorcy
• numer przesyłki

---

Co ważne z perspektywy RODO:

• Administrator powinien przetwarzać tylko te dane, które są konieczne do obsługi reklamacji (zasada minimalizacji).
• Podstawą prawną jest najczęściej art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działań przedumownych oraz/lub lit. c – obowiązek prawny wynikający z przepisów o rękojmi/ gwarancji.
• Dane z reklamacji przechowuje się zwykle przez okres trwania rękojmi/gwarancji + okres przedawnienia roszczeń.

Jakie dane osobowe przetwarza się w dziale handlowym

 Handlowcy to często „punkt styku” firmy z klientem, więc przetwarzają bardzo dużo danych osobowych… często nie zdając sobie z tego sprawy.

---

💼 Jakie dane osobowe przetwarza się w dziale handlowym?

Dział handlowy to kopalnia danych osobowych – zarówno klientów, jak i partnerów biznesowych.
Najczęściej są to:

🧍‍♂️ 1️ Dane klientów i kontrahentów:

• imię i nazwisko,
• stanowisko, firma, NIP, adres e-mail, numer telefonu,
• adres dostawy, dane do faktury,
• historia zakupów i płatności,
• notatki z rozmów i spotkań (często z danymi wrażliwymi, np. o planach biznesowych).

💻 2️ Dane w systemach CRM i marketing automation:

• dane kontaktowe pozyskane z zapytań ofertowych, leadów, kampanii, eventów,
• historia kontaktów, status klienta, wyniki kampanii,
• dane o otwarciach maili i kliknięciach w newsletterze.

🤝 3️ Dane osób, z którymi handlowiec współpracuje:

• dane dostawców, dystrybutorów, przedstawicieli, partnerów handlowych,
• dane uczestników spotkań, konferencji, wydarzeń branżowych.

---

🔓 Jak dane mogą wyciec w dziale handlowym?

Handlowcy często pracują mobilnie i korzystają z wielu narzędzi — a to zwiększa ryzyko wycieku.
Oto najczęstsze scenariusze:

📱 1. Brak zabezpieczeń urządzeń

• laptop lub telefon służbowy bez hasła lub szyfrowania,
• wysyłanie danych klientów przez prywatny e-mail lub komunikator,
• korzystanie z publicznego Wi-Fi podczas pracy w terenie.

📤 2. Wyciek przez narzędzia i integracje

• przesyłanie danych klientów do narzędzi AI, które przetwarzają je poza UE,
• nieautoryzowane eksporty danych z CRM-a,
• automatyczne integracje marketingowe bez weryfikacji, jakie dane są przesyłane.

📧 3. Błędy ludzkie

• wysyłka oferty lub danych nie do tego klienta (literówka w adresie e-mail),
• załączenie niewłaściwego pliku z danymi innych kontrahentów,
• notatki o klientach (np. „niepłatnik”, „ma problemy”) widoczne dla nieuprawnionych osób.

🗂️ 4. Brak kontroli nad danymi po odejściu pracownika

• brak zablokowania konta w CRM,
• prywatne kopie danych klientów, np. na pendrive’ach lub prywatnym laptopie,
• przechowywanie danych w notatnikach, arkuszach Excel, kalendarzach Google itp.
• Nie usunięto służbowego konta pocztowego typu: imię_nazwisko@domena.pl lub inicjału imienia z nazwiskiem (taki maile to dane osobowe pracownika).

---

🧠 Jak chronić dane osobowe w dziale handlowym?

✅ stosować szyfrowanie i hasła na urządzeniach mobilnych,
✅ nie korzystać z prywatnych kanałów komunikacji do kontaktu z klientami,
✅ regularnie aktualizować systemy CRM i ograniczać dostęp do danych,
✅ weryfikować, jakie dane są przekazywane do zewnętrznych narzędzi (np. AI, reklamy),
✅ szkolić handlowców z zasad ochrony danych i tajemnicy handlowej,
✅ usuwać dane klientów po zakończeniu współpracy, jeśli nie ma podstawy do dalszego przetwarzania.

---

💬 Podsumowując:
Dla handlowców dane osobowe to codzienne narzędzie pracy.
Ale każdy e-mail, CRM czy notatka o kliencie to też potencjalne źródło ryzyka wycieku, jeśli nie są właściwie chronione.

---

Jakie dane osobowe przetwarza się na produkcji

 Działy produkcji często mówią: „u nas nie ma danych osobowych”, a tymczasem… mają ich całkiem sporo

🏭 Jakie dane osobowe przetwarza się na produkcji?

Dział produkcji przetwarza dane głównie dotyczące pracowników i osób współpracujących, ale często też dane dostawców, serwisantów czy kontrahentów.
Najczęstsze kategorie danych to:

👷‍♂️ 1️ Dane pracowników:

• imię i nazwisko,
• numer ewidencyjny / ID pracownika,
• stanowisko, zmiana, dział,
• dane z kart dostępu (wejścia/wyjścia),
• wizerunek z monitoringu (CCTV),
• nagrania z kamer przy stanowiskach pracy,
• dane w systemach rejestracji czasu pracy (RCP).

⚙️ 2️ Dane w dokumentacji produkcyjnej:

• listy obecności, grafiki zmian,
• raporty wydajności powiązane z konkretnym pracownikiem,
• zapisy z maszyn (np. kto logował się do urządzenia lub wykonał daną partię produkcyjną).

🧰 3️ Dane osób z zewnątrz:

• dane osobowe serwisantów, kontrahentów wchodzących na teren zakładu,
• numery rejestracyjne pojazdów,
• wpisy w księdze wejść i wyjść.

---

🔓 Jak dane mogą wyciec z produkcji?

Wycieki w działach produkcyjnych to często ciche incydenty, które pozostają niezauważone.
Oto typowe scenariusze:

🧩 1. Monitoring i urządzenia rejestrujące

• brak ograniczenia dostępu do nagrań z kamer (np. każdy kierownik może je pobierać),
• nagrania kopiowane na prywatne nośniki,
• zbyt długi okres przechowywania nagrań,
• brak oznaczeń o monitoringu.

📋 2. Dokumentacja papierowa

• listy obecności lub grafiki zmian wiszące publicznie przy wejściu,
• raporty z nazwiskami zostawione na stanowiskach pracy,
• brak niszczenia wydruków po wykorzystaniu.

💻 3. Systemy informatyczne i maszyny

• loginy i hasła udostępniane między pracownikami,
• brak wylogowywania się z systemu MES / ERP,
• zdalny dostęp do maszyn lub serwerów bez zabezpieczeń.

🧑‍💼 4. Błędy ludzkie

• wysyłka raportu z danymi pracowników do niewłaściwej osoby,
• udostępnienie nagrań z monitoringu bez podstawy prawnej,
• nieuwaga przy przekazywaniu danych np. do kadr lub HR.

---

🧠 Jak chronić dane osobowe na produkcji?

✅ ograniczyć dostęp do nagrań i raportów tylko do osób uprawnionych,
✅ zabezpieczyć dokumenty papierowe (np. zamykane szafki, niszczarki),
✅ szkolić pracowników z podstaw RODO i poufności,
✅ regularnie audytować systemy rejestrujące pracę,
✅ skrócić okres przechowywania nagrań do niezbędnego minimum,
✅ zapewnić oznaczenia o monitoringu w widocznych miejscach.

---

💬 Podsumowując:
Na produkcji danych osobowych jest więcej, niż się wydaje.
Wizerunek, raport wydajności czy karta wejścia — to wszystko dane osobowe, które trzeba chronić tak samo jak dane klientów czy pracowników biurowych.

---